BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Konsep Dasar
Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
Secara morfologis, “tata usaha” terdiri dari dua patah kata yaitu tata dan
usaha. Tata yaitu teratur, tertib, tersusun rapi dan usaha yaitu kegiatan
pekerjaan. Jadi, tata usaha berarti kegiatan atau pekerjaan yang dilaksanakan
secara teratur, tertib dan tersusun rapi.
Istilah “tata usaha” diterjemahkan dari perkataan Belanda “Administrarie”
(baca; Administrasi), pada umumnya diartikan sebagai kegiatan “penyusunan
keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis
dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan
itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi
(dalam arti luas) adalah suatu proses pemanfaatan semua sumber manusia dan
material secara efefktif untuk mencapai tujuan tertentu. Adapun tujuan yang
dimaksudkan dalam ketatausaha kelas, adalah keterangan-keterangan (informasi)
tentang suatu kelas. (Ametembun. 1981: 79-81)
Tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang
diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini, maka tata laksana atau tata
usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau
informasi (Drs. B. Suryosubroto. 1980: hal 65).
Menurut (Kadari, 1981, hal:54), menyatakan bahwa tata usaha adalah
mengadakan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi di dalam suatu
organisasi untuk dipergunakan sebagai bahan keterangan (data) bagi pemimpin
dalam mengambil keputusan. Berdasarkan fungsi tersebut, maka dapat disimpulkan
bahwa tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengadakan, mengirim dan menyimpan berbagai bahan keterangan untuk keperluan
suatu organisasi. Kegiatan tata usaha harus menunjang kegiatan administrasi
managemen. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatannya harus direncanakan, diarahkan,
dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan agar benar-benar berdaya guna.
Tata Usaha Sekolah merupakan bagian dari unit pelaksana teknis
penyelenggaraan bidang administrasi dan informasi data pendidikan,
keberadaannya perlu dikelola oleh tenaga administrasi yang terampil susuia
dengan ketentuan yang berlaku.
Menurut Joko Prayogo, tugas dan fungsi kepala tata usaha adalah mengarahkan
tenaga administrasi sekolah agar mampu memberikan pelayanan administratif
secara prima serta melaksanakan pelayanan 7 K, yaitu Kebersihan, Kesehatan,
Keamanan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, dan Kerindangan. Untuk melaksanakan
kegiatan itu semua perlu dibuat program kerja yang sistimatis, terarah, jelas,
realitistis, dan dapat dilaksanakan oleh petugas ketatausahaan agar pelayanan
kepada guru, karyawan, siswa, orang tua siswa, instransi terkait, dan
masyarakat lainnya dapat berjalan seoptimal mungkin.
2.2. Fungsi dari Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
Fungsi tata usaha kesiswaan yaitu:
1.
mengetahui secara umum kondisi siswa yang sedang
mengikuti pembelajaran pada setiap tahun pembelajaran,
2.
merencanakan jumlah siswa yang dapat direkrut untuk
tahun pembelajaran berikutnya.
3.
Mampu secara mandiri mengembangkan diri sebagai upaya
pemenuhan rasa keingintahuannya terhadap kebijakan, teori, praktik baru
sehubungan dengan pelaksanaan suatu tugas pokok dan fungsi ketatalaksanaan
pendidikan
4.
Mampu mengelola ketatausahaan sekolah dalam mendukung
kegiatan-kegiatan sekolah
5.
Mampu mengelola administrasi surat masuk dan surat
keluar sesuai dengan pedoman persuratan yang berlaku
6.
Mampu mengelola administrasi sekolah yang meliputi
administrasi akademik, kesiswaan;
Sebagai pengelola, kepala sekolah secara operasional melaksanakan
pengelolaan kurikulum, peserta didik, ketenagaan, keuangan, sarana dan
prasarana, hubungan sekolah-masyarakat, dan ketatausahaan sekolah. Kepala
sekolah adalah salah satu stake-holder dalam dunia pendidikan yang memangku
amanah penting sebagai nahkoda bahtera sebuah unit pendidikan.
Menurut (Mohammad Anyar, 1989). Dasar-Dasar
Pengembangan Kurikulum. Jakarta: Depdikbud, tenaga tata usaha memiliki tiga
peranan pokok yaitu:
1.
melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi,
2.
menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan
3.
membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai
suatu keseluruhan.
2.3. Prosedur Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
Menurut (Hadari Nawawi, hal:55, 1981), di lingkungan lembaga pendidikan
dari unit yang terendah sampai yang tertinggi diperlukan dan diselenggarakan
kegiatan tata usaha yang terarah dan tertib. Beberapa diantaranya adalah
sebagai berikut:
1.
Penerimaan dan pencataan murid/mahasiswa
Kegiatan ini bersifat khusus karena hanya ada dilingkungan lembaga
pendidikan. Pada setiap permulaan tahun ajaran, di lingkungan sekolah atau
perguruan tinggi dihadapi tugas menerima murid atau mahasiswa baru yang
memerlukan pencatatan. Disamping itu, mahasiswa lamapun harus dicatat kembali
secara keseluruhan dan menurut kelas atau tingkat dan semester masing-masing.
Demikian pula dengan murid yang meninggalkan studinya baik karena sudah tamat
atau sebab lain. Dengan kata lain, semua murid atau mahasiswa yang masuk dan
keluar (termasuk yang drop out) serta yang mengulang, harus dicatat secara
teliti dan sistematis.
Dalam pencatatan perlu dicantumkan data pribadi murid tersebut satu
persatu, karena akan sangat membantu dalam proses belajar-mengajar untuk
meningkatakan efisiensi penyelengaaran kegiatan. Untuk keperluan tersebut,
biasanya dalam sekolah atau perguruan tinggi telah disediakan blanko atau
daftar isian, baik yang harus diisi oleh murid yang bersangkutan dan orang
tuanya maupun oleh lembaga pendidikan itu sendiri. Data dari balnko digunakan
untuk keperluan buku induk (stambuk) sebagai kumpulan data dari murid/mahasiswa
secara keseluruhan sejak berdirinya lembaga tersebut. Di dalam buku stambuk,
setiap murid/mahasiswa memperoleh nomor pokok agar tidak terjadi pertukaran
data diantara mereka apabila ditemukan nama yang sama.
Data yang diperlukan dari murid/mahasiswa atau orang tuanya yaitu:
·
Nama murid/mahasiswa
·
Tanggal dan tempat lahir
·
Jemis kelamin
·
Nama, alamat, pekerjaan dan agama orang tua/wali.
·
Ijazah terakhir atau asal sekolah, kecuali bagi murid
yang tidak berasal dari Taman Kanak-Kanak
Lembaga pendidikan yang bersangkutan perlu membuat catatan terutama dalam
buku induk, tentang:
·
Nomor induk pendaftaran dan nomor pokok
·
Tahun ajaran yang diikuti menurut kelas/tingkat atau
semester
·
Tanggal masuk dan tanggal keluar
·
Sebab-sebab meninggalkan sekolah dan tanggal kenaikan
atau tanggal tinggal kelas
·
Bila alamat murid/mahasiswa dan alamat orang tua/wali
tidak sama, terutama untuk tingkat SMP keatas, maka perlu disediakan tempat
mencatat kedua alamat
2.
Daftar Hadir atau Absensi
Menurut (Hadari Nawawi, hal:56-57, 1981), di lingkungan suatu lembaga
pendidikan setiap hari hadir sejumlah besar manusia, terdiri dari Pimpinan
Sekolah, guru-guru, para murid dan karyawan pegawai tata usaha. Jumlah yang
banyak tersebut tidak memungkinkan untuk mengetahui kehadiran atau ketidak
hadiran, baik sepanjang hari maupun jam-jam tertentu selama kegiatan lembaga
pendidikan berlangsung. Untuk itu perlu diadakan daftar hadir yang biasanya
dibedakan menjadi:
·
Daftar hadir murid
·
Daftar hadir guru/pegawai
Dari segi administratif, daftar tersebut memberikan data yang sangat
berharga bagi pimpinan dalam menilai partisipasi setiap personal dalam
kejasama, baik secara keseluruhan maupun dalam kegiatan-kegiatan tertentu.
Dengan kata lain, daftar hadir berfungsi sebagai alat bantu dalam mengadakan
kontrol. Dari segi pendidikan, daftar hadir tidak kalah pentinganya, baik untuk
pembinaan mutu pendidikan secara profesional maupun pembinaan tata tertib atau
disiplin secara kontinu.
Data kelas dan sekolah serta perubahan dan perkembangannya harus dicatat,
dihimpun, dan disimpan sebagai dokumen sekolah secara lengkap, rapi/sistematis
dan terpelihara. Data tersebut antara lain mengenai kemajuan hasil proses
belajar-mengajar yang dicapai setiap murid/mahasiswa, pembagian tugas antar
guru, data kepegawaian guru dan personil yang lain, nomor dan tangga ijazah
yang diberikan kepada murid/mahasiswa setelah lulus belajar.
Penyimpanan bahan dokumentasi dan penyampaian laporan tentang data yang
terdapat di lingkungan suatu lembaga pendidikan sangat penting, karena:
·
Data yang lengkap tentang perkembangan lembaga
pendidikan dapat dipergunakan untuk menilai realisasi program dalam rangka
meningkatkan pembinaan lembaga tersebut.data yang lengkap merupakan petunjuk
yang penting dalam mengambil keputuasan untuk melakukan perubahan dan perbaikan
yang diperlukan.
·
Data yang lengkap untuk murid akan sangat berguna
dalam membantu perkembangannya atau mengatasi kesulitan yang dihadapi, baik
yang akan dilakukan oleh personal di sekolah yang memikul tugas tersebut maupun
oleh orang tua murid yang harus terus mendorong ikut bertanggung jawab terhadap
kemajuan anak-anaknya di sekolah.
3.
Pengaturan Proses Belajar Mengajar
Kegiatan ini merupakan kegiatan utama di lingkungan suatu lembaga
pendidikan. Oleh karena itu, tanggung jawab ada di pimpimnan. Petugas tata usaha
berkewajiban membantu pimpinan agar kebijaksanaanya dapat terwujud secara
operatif. Badan kerja yang termasuk dalam bidang ini antara lain: mengatur
jadwal pelajaran, mengatur penggunaan kelas, mengatur penggunaan peralatan
belajar-mengajar, menyelenggarakan ulangan dan ujian sekolah. Tugas demikian
biasaya diserahkan pada suatu unit khusus sebagai pelaksana tugas manajemen
admonistratif, yang dipimpin langsung oleh pejabat pimpinan bidang
edukatif dibantu bagian pengajaran.
4.
Agenda, Arsip dan Ekspedisi
Menurut (Hadari Nawawi, hal:59, 1981) menjelaskan bahwa setiap lembaga
pendidikan formal sebagai organisasi kerja tidak dapat melepaskan diri dari
keharusan berkomunikasi dengan pihak luar. Komunikasi tertulis berupa surat
menyurat. Usaha penertiban dalam proses surat menyurat sangat membantu
kelancaran kegiatan manajemen administratif.
Surat menyurat sebagai realisasi komunikasi tertulis dapat dikelompokkan
menjadi 2, yaitu:
·
Surat-surat ke luar, yakni surat yang dikirim oleh
lembaga pendidikan/kantor tertentu pada seseorang/lembaga/kantor lainnya.
·
Surat-surat masuk, yakni surat-surat yang diterima
oleh lembaga pendidikan/kantor tertentu dari seseorang/lembaga/kantor lain
termasuk juga dari murid-murid, orang tua atau guru-guru di lingkungannya.
Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan
realisasi program sekolah dapat kita sebut surat dinas. Baik surat masuk maupun
surat keluar harus diifentarisir dan didokumenkan (dicatat) disertai
arsip-arsipnya. Pencatatan surat biasanya menggunakan buku agenda dan agenda
surat keluar.
Menurut (Hadari Nawawi, hal:60, 1981), secara etimologis, kata arsip
berasal dati Bahasa Belanda “archief” yang berarti penyimpanan surat-surat,
pengumuman, catatan-catatan lain yang telah selesai dipergunakan. Dengan
demikian, setiap surat keluar dan surat masuk harus disimpan sebagai dokumen,
baik yang bersifat sementara maupun yang bersifat tetap. Beberapa surat yang
diarsipkan mungkin masih akan diperlukan dalam tenggang waktu yang tidak lama,
disebut arsip hidup. Sebaliknya, banyak pula surat-surat yang seolah-olah tidak
diperlukan lagi untuk jangka waktu lama, akan tetapi tetap harus disimpan
disebut arsip mati. Penyimpanan arsip harus sesuai dengan buku agenda, baik
mengenai klasifikasi maupun urutannya.
Secara garis besar, tata usaha sebagai salah satu kegiatan manajemen
operatif, menyelenggarakan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1.
Menerima, mencatat, memproses surat keluar dan surat
masuk.
2.
Mengurus penyimpanan, pemeliharaan, pengawetan arsip.
3.
Mengatur dan melayani kebutuhan arsip bagi penjabat
pimpinan dan pihak lain yang memerlukan secepat-cepatnya.
4.
Mengatur pemakaian buku agenda, buku ekspedisi dan
mengirimkan surat keluar
5.
Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian
cap/stempel
6.
Mempersiapkan dan mengolah rancangan surat-surat
7.
Mengurus percetakan/pengadaan formulir-formulir,
kartu-kartu dan menyediakan alat tulis menulis lainya.
8.
Mengatur penyelenggaraan rapat dinas
9.
Mengatur komunikasi dan hubungan dengan pihak luar
10. Memperhatikan
pendapat umum untuk disampaikan pada pimpinan dan melakukan pencatatan tentang
pemberitaan.
sumber:
Suryosubroto. 1984. Dimensi-dimensi Administrasi Pendidikan di Sekolah.
Jakarta: Bina aksara
Nawai, Hadari. 1981. Administrasi Pendidikan. Jakarta: NV Sapdodadi
